Voorbereiding plaatsingsproces

In het O&F-rapport is reorganisatiebereik definitief bepaald.  

Het reorganisatiebereik is nodig om eventuele overtolligheid te kunnen vaststellen. In het geval van overtolligheid moet het afspiegelingsbeginsel worden toegepast. Zie voor de toepassing van het afspiegelingsbeginsel bijlage 15, Regels vaststellen overtolligheid VWNW-beleid CAO Rijk.

Welke medewerkers doen mee in de plaatsingsprocedure?

Bij het plaatsingsproces van een reorganisatie worden in beginsel alle medewerkers binnen het reorganisatiebereik betrokken die in vaste dienst zijn bij de Staat der Nederlanden, of een overeenkomst hebben waarin uitzicht op een vast dienstverband is opgenomen. Alle medewerkers waarvan de arbeidsovereenkomst nog 26 weken of meer bedraagt na de peildatum vallen binnen het reorganisatiebereik (dus ook de medewerkers met een overeenkomst voor bepaalde tijd, langer dan 26 weken na peildatum).
De peildatum is de datum waarop het organisatiebesluit (waaronder het O&F-rapport en bijbehorende functie-was-wordtlijst inclusief de feitelijke bezetting) definitief is vastgesteld.

Medewerkers waarvan de arbeidsovereenkomst na de peildatum nog 26 weken of meer bedraagt, worden dus meegenomen. Uitzendkrachten en gedetacheerde medewerkers van andere organisaties zijn niet in dienst van het rijksonderdeel dat reorganiseert en doen om die reden niet mee. Uitzondering hierop vormen de gedetacheerden bij een interdepartementaal samenwerkingsverband zoals bij de Auditdienst Rijk. Eigen medewerkers die elders zijn gedetacheerd, doen wel mee in het proces, op basis van de functie die zij hebben bij hun eigen organisatie.

Breng vooraf de actuele situatie in kaart

Voorafgaand aan de uitvoering van het plaatsingsproces is het nodig om de actuele situatie goed in kaart te brengen, een inventarisatie te maken van de functies en de werkzaamheden die medewerkers structureel zijn opgedragen. Wanneer medewerkers al langere tijd, dus structureel, andere werkzaamheden uitvoeren dan de eigen functie, dan moet er in het kader van de reorganisatie vanuit worden gegaan dat deze medewerkers zijn geplaatst op de functie die past bij de feitelijk opgedragen werkzaamheden. Van alle medewerkers wordt op deze manier de actuele uitgangspositie in beeld gebracht voor het plaatsingsproces. De uitgangspositie en de voor de medewerker geldende gegevens zoals overheidsdiensttijd (ABP-dienstjaren), inschaling, werklocatie, etc. kan worden vastgelegd in een brief, die aan de medewerkers wordt toegestuurd met het verzoek deze nog te controleren.

Spelregels voor het plaatsingsproces

Nadat de ondernemingsraad heeft geadviseerd over het voorgenomen organisatiebesluit (concept O&F-rapport), er eventueel overleg heeft plaatsgevonden met de vakbonden in het Decentraal Georganiseerd Overleg en de werkgever het organisatiebesluit (definitieve O&F-rapport) heeft vastgesteld, gaat het plaatsingsproces van start. De plaatsingsprocedure die wordt gevolgd en de regels die daarbij in acht moeten worden genomen, zijn opgenomen in het definitieve O&F-rapport in de zogenaamde personele paragraaf. Soms gelden voor een departement of een onderdeel daarvan, naast de voorschriften in de CAO Rijk, aparte regels of stappen voor de plaatsingsprocedure. Die aparte regels en stappen zijn terug te vinden in het Personeelsreglement van (het onderdeel van) dat departement.

Sleutelfuncties

Soms wordt in een reorganisatie gewerkt met sleutelfuncties. Een functie krijgt deze titel wanneer zij zo essentieel is voor de continuïteit van de organisatie dat zij zo spoedig mogelijk bezetting vereist, zelfs wanneer dit betekent dat benoeming plaatsvindt vooruitlopend op het reorganisatie- en plaatsingsproces.

Vaak gaat het om functies waaraan specifieke eisen worden gesteld, bijvoorbeeld eisen tegen de achtergrond van de organisatiewijziging, of die een cruciale rol vervullen bij uitvoering en inrichting van de nieuwe organisatie. Voor sleutelfuncties geldt een reguliere werving- en selectieprocedure. Hierbij kan de meest geschikte kandidaat voor de functie worden gekozen. Selectiecriteria worden tijdig voor de selectieprocedure bekend gemaakt. Het benoemen van sleutelfunctionarissen in hogere schalen is in de regel voorbehouden aan een directeur-generaal of de secretaris-generaal. Check de Mandaat- en/of Volmachtregeling van jouw departement om te zien wie daartoe bevoegd is. Controleer ook het Personeelsreglement op aanvullende regels en/of stappen omtrent de sleutelfunctie procedure.  

Als de wens bestaat met sleutelfuncties te werken, neem je dat mee in het VOB/O&F-rapport dat voor advies wordt voorgelegd aan de OR. Ook dient hierover overleg gevoerd te worden met het DGO. Als de sleutelfuncties al zijn meegenomen in de globale beschrijving kan deze stap in de plaatsingsprocedure worden weggelaten.  

Instellen plaatsingsadviescommissie (wanneer aan de orde)

De volgende stap in het kader van het plaatsingsproces is het instellen van een plaatsingsadviescommissie. Is sprake van een omvangrijke of complexe plaatsingsprocedure dan kan de werkgever een Plaatsingsadviescommissie (PAC) instellen om hem te adviseren over de 'puzzel' voor plaatsing van de werknemers (die hun eigen functie niet kunnen volgen). Dit is niet altijd een verplichte stap. Raadpleeg het Personeelsreglement van jouw departement om te zien of een PAC al dan niet is voorgeschreven.

De PAC bestaat ten minste uit een onafhankelijk voorzitter en een of meer leden, ondersteund door een secretaris. Soms is in het Personeelsreglement bepaald hoe de PAC samengesteld moet zijn. Het is mogelijk een vertegenwoordiger namens de ondernemingsraad als toehoorder of waarnemer aan de PAC toe te voegen. Het instellen van de PAC wordt vaak geregeld met een 'instellingsbesluit’.

Als een PAC via het personeelsreglement niet verplicht is voorgeschreven kunnen bij een minder complexe plaatsingsprocedure werknemers hun belangstellingsregistratie mondeling toelichten tegenover bijvoorbeeld hun leidinggevende.