Hoe stel ik een O&F-rapport op?

Wellicht is een heel nieuw O&F-rapport niet nodig. Maar gaat het alleen om een formatierapport of een capaciteitenplan. Als formatierapporten zijn gekoppeld aan de P&C-cyclus dan worden die ook wel capaciteitsplannen genoemd. Capaciteitsplannen worden jaarlijks vastgesteld binnen het kader van het ongewijzigde meerjarig vastgestelde organisatierapport.

Stappenplan

Stap 1: Verzamel de informatie uit de onderzoeksfase en vertaal deze naar de ontwerpcriteria voor de (nieuwe) organisatie.

• Verhelder de doelstelling van de reorganisatie voordat met het opstellen van een O&F-rapport wordt begonnen. Het ‘waarom’ van de verandering moet voor iedereen duidelijk zijn (zie hiervoor ook de onderzoeksfase). Hetzelfde geldt voor de uitgangspunten en de ontwerpcriteria waaraan de nieuwe organisatie moet voldoen. Dit komt aan de orde in het O&F-rapport.
• Begin pas aan een O&F-rapport als het organisatieontwerp op hoofdlijnen helder is. Dit komt het O&F-rapport ten goede. Wanneer het nog niet zo ver is, streef dan eerst naar helderheid over het organisatieontwerp.

Stap 2: Maak een keuze (binnen departementale kaders) voor het abstractieniveau van het O&F-rapport. Denk hierbij aan keuzes t.a.v.:

• Sturen op budget of op formatie
• Benodigde mate van wendbaarheid in de organisatie
• Betrek hierbij ook het toetsingskader

Stap 3: Zorg dat de uitgangssituatie actueel is.

Maak voorafgaand aan of in het begin van de verandering of reorganisatie de huidige formatieopbouw, bezetting en opgedragen taken inzichtelijk en up-to-date. Zorg dat elke medewerker een actuele arbeidsovereenkomst heeft op de juiste functie en in de juiste salarisschaal (wegwerken achterstallig onderhoud ten aanzien van de personeelsdossiers). Daarmee worden geschillen voorkomen in een latere fase. Bovendien vergemakkelijkt het de verwerking van de nieuwe, vastgestelde organisatie in het P-Direktportaal.

Stap 4: Schrijf het organisatierapport.

Beschrijf in dit rapport de bestuurlijk-organisatorische context, de visie, missie, doelen en kerntaken van de nieuwe organisatie. In rapport moet ook de uitgangspunten of ontwerpcriteria waaraan de nieuwe organisatie moet voldoen staan. Ook de inrichting van de nieuwe organisatie in termen van organisatiestructuur, besturingsmodel (governance) en overlegvormen moet beschreven worden in dit rapport.

Stap 5: Schrijf het formatierapport.

Vertaal de doelen/opgaven van de beschreven nieuwe organisatie naar functies aan de hand van het Functiegebouw Rijk.  Beschrijf vervolgens de benodigde formatie: welke FGR-functies, van welk niveau en van welke capaciteit en eventueel de onderscheiding naar vakdeskundigheid.

Stap 6: Stel de personele paragraaf op.

Hierin wordt aangegeven wat het bereik en de peildatum (= datum waarop reorganisatiebesluit is vastgesteld) van de reorganisatie is, welke eventuele sleutelfuncties er zijn, welke personele gevolgen er zijn, hoe daarmee wordt omgegaan en welke procedure bij het opteren door en de plaatsing van werknemers wordt gevolgd. Ook maakt de personele was-wordt lijst daar onderdeel van uit. Aan de personele paragraaf wordt doorgaans een aantal bijlagen toegevoegd, zoals de functievergelijkingslijst, een lijst met de eventuele nieuwe functies die in de nieuwe organisatie voorkomen en een overzicht van zogenoemde sleutelfuncties waarvoor een afwijkende plaatsingsprocedure geldt.

Stap 7: Ga na of het nieuwe O&F-rapport gevolgen heeft voor diverse organisatiebesluiten op strategisch niveau en zorg zo nodig voor aanpassing ervan.

Stap 8: besluitvorming

Samen met de personele paragraaf en de plaatsingsprocedure vormt het O&F-rapport het hart van het organisatiebesluit, waarover de ondernemingsraad adviesrecht heeft en die besproken moet worden met de vakbonden in het overleg van het (Decentraal) Georganiseerd Overleg.

Als het voorgenomen organisatiebesluit aan medewerkers, ondernemingsraad en vakbonden wordt voorgelegd, kan hun reactie nog aanleiding geven tot het aanbrengen van wijzigingen. Als de ondernemingsraad over het voorgenomen organisatiebesluit heeft geadviseerd en dit voorgenomen besluit is besproken in het overleg met het DGO, stelt de daartoe bevoegde manager met inachtneming van het advies het organisatiebesluit vast. Vanaf dat moment is sprake van een definitief organisatiebesluit dat kan worden uitgevoerd. Let wel: als het advies van de ondernemingsraad niet geheel wordt overgenomen geldt voor de uitvoering een wettelijke wachttijd van één maand. Uitvoering kan ook niet eerder plaats vinden dan na het overleg in het (Decentraal) Georganiseerd overleg.

Voor elke organisatie binnen de Rijksdienst geldt dat er kaders zijn gesteld aan inrichting van de organisatie. Dat kunnen formatieve kaders zijn of financiële kaders. Dat betekent dat de omvang van de formatie of het totaal van de personele kosten niet groter of hoger mag zijn dan de begrenzing die is meegegeven. Binnen een bepaalde bandbreedte kan meestal nog wat gevarieerd worden tussen functies met hogere of lagere salarisschalen. Ieder O&F-rapport wordt altijd getoetst door de Directie Personeel en Organisatie (P&O) en de Directie Financiële en Economische Zaken (FEZ) van het betreffende ministerie/ uitvoeringsorganisatie en dan met een advies voorgelegd aan de opdrachtgever. Die toets gaat over organisatie, formatie en geld en wordt uitgevoerd aan de hand van een toetsingskader. Voorbeeld toetsingskader: checklist organisatie- en formatierapporten ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Aandachtspunten

• Zet communicatie met het personeel en de ondernemingsraad met stip op 1. Op het juiste moment communiceren over het reorganisatieproces en over de inhoud van het O&F-rapport is van groot belang voor het verkrijgen van draagvlak en acceptatie. Niet communiceren is feitelijk geen optie.
• Zoek de balans tussen duidelijkheid en wendbaarheid. Een vastgesteld O&F-rapport dient als kader voor organisatie- en personeelsontwikkelingen en behoeft niet steeds opnieuw te worden aangepast bij wijzigingen.
• Ga bij de (her)inrichting van de organisatie uit van objectieve maatstaven. Onderbouw de keuzes voor de organisatiestructuur, de functies en schalen altijd vanuit de doelstelling en kerntaken van de organisatie. Voorkom dat de nieuwe organisatie en formatie wordt ingericht rondom de medewerkers die op dat moment in de organisatie werkzaam zijn.
• Zorg ervoor dat het concept-O&F-rapport tijdig wordt voorgelegd aan de stafdisciplines Personeel & Organisatie en Financiën, opdat het O&F-rapport vanuit die disciplines beoordeeld kan worden. Geadviseerd wordt beide stafdisciplines al vanaf het begin van de reorganisatie actief te betrekken. Voor de juridische aspecten van een reorganisatie kan advies en ondersteuning aangevraagd worden bij O&P Rijk|Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht.

Tot slot

Bij het opstellen van een (addendum op of verkort) O&F-rapport kunt u zich laten bijstaan door organisatieadviseurs van O&P Rijk|Organisatieadvies. Bij het opstellen is veelal sprake van het (her) inrichten van organisaties. Advies over het ontwerp, de werkwijze en inrichting van de organisatie, advies over of begeleiding bij organisatie-en formatietrajecten behoort tot de kerntaken van UBR Organisatie-inrichting. Bovendien hebben zij rijksbrede ervaring en kunnen zij organisaties met elkaar verbinden ten behoeve van uitwisseling van succesverhalen. Maar denk ook aan advies over meer flexibiliteit en wendbaarheid in het kader van opgavegericht werken of grenzeloos samenwerken.