Doelen en inhoud van een organisatie- en formatierapport (O&F-rapport)

Een organisatierapport beschrijft de aanleiding voor het opstellen van het O&F-rapport, de huidige organisatie, ontwikkelingen, en voor de nieuwe organisatie de missie, visie, strategie, doelstelling, kerntaken, organisatiestructuur, besturing (governance) en overlegstructuur. Een organisatierapport heeft vaak een langere levensduur omdat organisatiestructuurwijzigingen in de praktijk niet jaarlijks voorkomen.

Een formatierapport beschrijft de functies (oud en nieuw) de indelingen in het FGR, de functiebenamingen (FGR doopnaam), het schaalniveau en de aantallen functies. Verder maakt de financiële pagina deel uit van een O&F-rapport. In deze pagina staat de oude en nieuwe kwantitatieve en kwalitatieve formatie beschreven (functievergelijkingslijst) gekoppeld aan de middensommen per schaal of de HOT-tarieven (de handleiding overheidstarieven is te vinden op de website van Rijksfinanciën). Hierdoor wordt inzichtelijk welk budget benodigd is om de nieuwe formatie volledig te kunnen bezetten en wordt tevens inzichtelijk wat de kosten zijn van de nieuwe formatie ten opzichte van de oude. Uw financiële adviseur/ businesscontroller kan u hierbij ondersteunen.

Een formatierapport is doorgaans gekoppeld aan de jaarcyclus van planning en control en heeft daardoor een levensduur van gemiddeld een jaar.

Capaciteitsplannen

Als formatierapporten zijn gekoppeld aan de P&C-cyclus dan worden die ook wel capaciteitsplannen genoemd. Capaciteitsplannen worden (veelal) jaarlijks vastgesteld binnen het kader van het (ongewijzigde) meerjarig vastgestelde organisatierapport. Wanneer de capaciteitsplannen niet leiden tot ‘belangrijke wijzigingen’ zoals bedoeld in de WOR hoeft de ondernemingsraad niet jaarlijks om advies te worden gevraagd. Wel is het een verplichting de ondernemingsraad geïnformeerd te houden.

Hantering van capaciteitsplannen vindt veelal plaats in combinatie met ‘organisatorische ophanging van personeel onder de hoogst leidinggevende, bijvoorbeeld een directeur of een DG’. Hierdoor doen zich bij een verschuiving in de personele inzet met behoud van de eigen functie binnen dit organisatieonderdeel geen wijzigingen in de arbeidsovereenkomsten voor.

Personele paragraaf

Onderdeel van het O&F-rapport is de personele paragraaf. Daarin wordt onder meer aangegeven wat het bereik en de peildatum (= datum waarop reorganisatiebesluit is vastgesteld) van de reorganisatie is, welke eventuele sleutelfuncties er zijn, welke personele gevolgen er zijn, hoe daarmee wordt omgegaan en welke procedure bij de plaatsing van werknemers wordt gevolgd. Ook maakt de personele was-wordt lijst daar onderdeel van uit.

Aan de personele paragraaf wordt doorgaans een aantal bijlagen toegevoegd, zoals de was-wordt lijst, een lijst met de eventuele nieuwe functies die in de nieuwe organisatie voorkomen en een overzicht van zogenoemde sleutelfuncties waarvoor een afwijkende plaatsingsprocedure geldt.

Samen met de personele paragraaf en de plaatsingsprocedure vormt het O&F-rapport het hart van het organisatiebesluit, waarover de ondernemingsraad adviesrecht (ingeval van een belangrijke organisatiewijziging in de zin van de WOR) heeft en die besproken moet worden met de vakbonden in het overleg van het (Decentraal) Georganiseerd Overleg.