Opdrachtformulering voor monitoren en evalueren
Een evaluatieteam is het meest effectief als het met een goede opdracht van start gaat. Dit is een kritische succesfactor, eigenlijk voor ieder project. Een goede opdrachtformulering of opdrachtdefinitie voor een evaluatie bevat de volgende elementen:
Aanleiding voor de opdracht
- Waarom wenst de opdrachtgever te evalueren?
- Wat is het probleem dat ermee wordt opgelost?
- Wat draagt een evaluatie bij aan de doelen van de verandering?
- Wat gaat er fout als de organisatie niet evalueert?
- Hoe past een evaluatie bij de actuele ontwikkelingen in de organisatie en in de omgeving?
Opdrachtstructuur
- Wie is/zijn de opdrachtgever(s) voor de evaluatie?
- Wie is/zijn de opdrachtnemer(s)?
- Hoe is het evaluatieteam bemenst?
- Welke interne of externe partijen/stakeholders moeten nog meer bij de evaluatie worden betrokken? Op welke manier? In welke rol?
Opdrachtdoelstelling
- Welke probleemstelling of onderzoeksvraag wordt in de evaluatie onderzocht?
- Wat wil de opdrachtgever met de evaluatie bereiken?
- In welke vorm wil de opdrachtgever de evaluatieresultaten gepresenteerd krijgen?
- Hoe ziet het evaluatieproces er op hoofdlijnen uit? (aanpak, planning)
Reikwijdte van de opdracht
- Welke onderwerpen vallen binnen de scope van evaluatie en welke niet?
- Welke organisatieonderdelen of partijen worden onderzocht en welke niet?
- Welke informatie en informanten zijn beschikbaar voor de evaluatie?
Kwaliteitsverwachtingen
- Welke verwachtingen of eisen heeft de opdrachtgever van of aan de evaluator of het evaluatieteam?
- Welke verwachtingen of eisen heeft de opdrachtgever van of aan het evaluatieproduct?
- Welke verwachtingen of eisen heeft de opdrachtgever van of aan het evaluatieproces?
Randvoorwaarden, kansen en risico’s
- Wat is minimaal nodig om de evaluatie tot een goed einde te brengen? Hoe wordt aan deze randvoorwaarden voldaan?
- Binnen welke randvoorwaarden van bijvoorbeeld tijd en geld moet de evaluatie worden uitgevoerd?
- Welke kansen en risico’s kunnen de evaluatie beïnvloeden? Hoe kunnen deze kansen en risico’s worden gemonitord, gebruikt of beheerst?
- Met welke andere opdrachten of ontwikkelingen houdt de evaluatie verband? Hoe hangen deze samen met de evaluatie?