Monitoren en evalueren in de praktijk
De ervaring leert, dat de praktijk van het evalueren vaak afwijkt van de theorie. Daarom is het belangrijk om vast te stellen welke factoren van invloed zijn op het succes van een evaluatie. Zodat u hier bewust mee kunt omgaan.
We noemen hier een aantal randvoorwaarden voor succes:
- De mate waarin de context en het krachtenveld van de opdracht op de juiste waarde geschat worden. Een evaluatie is niet alleen een proces dat met de juiste kwaliteit moet worden afgehandeld. Er komen tijdens een evaluatie vaak zaken naar boven die belangen raken, ook van het hogere management. Evaluaties kunnen gaan over successen, maar ook over falen. En niet in de laatste plaats kunnen evaluatieresultaten leiden tot ingrepen. Opdrachtgever en evaluator moet zich bewust zijn van dit krachtenveld.
- De kwaliteit van de opdrachtgever. Is het opdrachtgeverschap op het juiste niveau belegd? Is sprake van eigenaarschap, is de opdrachtgever betrokken? Zijn de intenties van de opdrachtgever zuiver, of is sprake van oneigenlijke doelen? Wil de opdrachtgever leren van de ervaringen? Durft hij zich kwetsbaar op te stellen, heeft hij lef?
- Gevoelde noodzaak voor de verandering en urgentiebesef bij de opdrachtgever. De aanleiding voor een evaluatie is vaker gelegen in een vastgelopen verandering (crisisinterventie), dan dat men er vooraf om vraagt (geplande interventie).
- De kwaliteit van de opdrachtformulering. Is het doel van de evaluatie helder? Is de goede opdracht of vraag meegegeven? Worden realistische eisen gesteld (en worden de verwachtingen gemanaged)? Is men er zich van bewust dat een evaluatie een interventie is, waar in zichzelf een werking van uitgaat? Is van tevoren nagedacht over wat met de uitkomsten van de evaluatie moet gebeuren en is dit goed geborgd?
- De kwaliteit van de evaluator of het evaluatieteam. Hierbij gaat het om een combinatie van kennis (onderzoekstechnieken en ervaring), vaardigheden (interventiekunde en veranderkunde) en gedrag (zuivere rol invulling, heldere positionering).
- De mate waarin de evaluator onafhankelijk kan en mag zijn. Is de evaluator gevoelig voor het krachtenveld en weet hij zijn onafhankelijkheid te bewaren? Mag hij overal naar kijken, mogen alle resultaten eruit komen? Of stuurt de opdrachtgever op bepaalde uitkomsten? Zowel de opdrachtgever als de evaluator hebben een rol in het behouden en bevorderen van de onafhankelijkheid. De opdrachtgever moet het team zo nodig in bescherming nemen.
- De kwaliteit van de opdrachtuitvoering. Voor het uitvoeren van een evaluatie zijn vaardigheden op het gebied van projectmanagement noodzakelijk.
- Meervoudig kijken. Zorg voor verschillende perspectieven in de onderzoeksaanpak en voor diversiteit in het onderzoeksteam.
- Participatieve benadering. Betrek de organisatie en doelgroepen actief bij de evaluatie. Bij de gegevensverzameling, beoordeling, en bij het borgen van de resultaten.
- Verandervermogen, veranderbereidheid en timing. Is de opdrachtgevende organisatie in staat en bereid om iets met de uitkomsten van de evaluatie te doen?
- Voldoende tijd en ruimte voor de evaluatie. Is er voldoende tijd om evaluatie te organiseren, en om de uitkomsten te laten landen?
Vragen over het inrichten en uitvoeren van de monitoring of evaluatie van uw reorganisatie?
Neem via uw eerstelijns HR-Adviseur contact op met een van de volgende partijen:
- De organisatieadviseurs van UBR | Organisatie-inrichting
- Het lid van het rijksbrede netwerk van departementale organisatieadviseurs vanuit uw ministerie
- Auditdienst Rijk
- Bureau Gateway