Doelen van evalueren

Een evaluatie achteraf wordt meestal ingezet om het resultaat (output) of effect (outcome) van de verandering te meten. Zijn de beoogde resultaten gerealiseerd? Was de verandering succesvol? Bij dit evaluatiedoel bent u ook geïnteresseerd in de bevorderende en belemmerende factoren die daarop van invloed zijn geweest, zoals oorzaak-gevolg relaties oftewel causale verbanden. Verder kunt u een waardering geven aan de resultaten. Is het een bedoeld effect of een bijeffect? Zijn de resultaten gewenst? Zijn de resultaten verwacht?

Een evaluatie geeft inzicht in de opzet en werking van de verandering. Hierdoor begrijpt u wat er gebeurt. Vaak gaat het nog verder en is het doel om ervan te leren. Om voortdurend te verbeteren (kwaliteit) of zelfs te vernieuwen (innovatie). Leren gaat met vallen en opstaan. Als u evalueert om te leren, kunnen ook pijnpunten of mislukkingen worden blootgelegd. Als u het helemaal goed wilt doen, doorloopt u de volledige leercyclus of ‘learning loop’: de plan-do-check-act cyclus (PDCA) en het INK managementmodel zijn op deze gedachten gebaseerd. Op die manier kunt u de leereffecten borgen in uw organisatie en krijgen veranderingen een duurzaam karakter.

De context van veranderingen is vaak hectisch. Er worden meerdere veranderingen tegelijkertijd doorgevoerd, die invloed hebben op elkaar, of ze volgen elkaar in hoog tempo op. Voor monitoring of evaluatie is er geen tijd. Dat is begrijpelijk, maar wel jammer. De kwaliteit van de verandering zou kunnen toenemen door erop te reflecteren. Dat betekent dat u een evaluatie ook doelbewust zou kunnen gebruiken om te vertragen, om een rustmoment te creëren in de hectiek van alle dag. Het vastleggen van de stand van zaken kunt u op meerdere momenten in een proces doen. Wanneer u aan het begin van het proces evalueert, dan krijgt het de vorm van een nulmeting. Meet u op latere momenten nog een keer, dan kunt u de stand van zaken ten opzichte van eerdere metingen bepalen.

Een verandering heeft vaak meerdere fasen. Deze verloopt van planvorming via uitvoering naar borging. Of van ontwerp of ontwikkeling naar implementatie. Of van projectorganisatie naar de staande organisatie. In deze situaties kunt u ook tussentijds evalueren voordat u doorgaat naar de volgende fase. Dan bekijkt u of de huidige fase voldoende resultaat heeft opgeleverd en of de randvoorwaarden voor het vervolg voldoende zijn. Of de verandering onder de huidige omstandigheden kans van slagen heeft, of dat er bijsturing nodig is op het proces of de doelstellingen. De evaluatie van de voorgaande fase geeft altijd weer input voor de volgende fase.

Alle activiteiten van de Rijksoverheid vinden plaats in een planning en controlcyclus, waarin plannen worden gemaakt en uitgevoerd en waarover verantwoording moet worden afgelegd. Dit gebeurt aan de politiek of de minister, aan de maatschappij, ondernemers of burgers, of aan het bestuur of de stafdisciplines van de eigen organisatie. U kunt een evaluatie gebruiken voor verantwoording achteraf. De verantwoording kan ook vooraf gebeuren, dan kan het de vorm hebben van een kosten-baten analyse. Een evaluatie kan bovendien de legitimering vormen voor besluiten over het doorvoeren van een maatregel.