Actoren bij monitoren en evalueren

Opdrachtgever van de verandering

De opdrachtgever van de evaluatie kan verschillend zijn. Of het is diegene die ook de opdrachtgever was van de verandering of reorganisatie; of het is de verandermanager zelf. Het is belangrijk dat de eigenaar van de uitkomsten van de evaluatie iets met de uitkomsten kan dóen. Een eigenaar die mandaat heeft om te handelen. Ga daarbij na welke krachten van invloed zijn op de opdrachtgever. Is de verandering of de evaluatie bijvoorbeeld een opdracht van de politiek? Dan is er sprake van een extrinsieke drijfveer. Maar de opdrachtgever kan ook intrinsiek gemotiveerd zijn.

Klankbordgroep of begeleidingscommissie

Het is mogelijk om een evaluatie te laten begeleiden door een klankbordgroep of begeleidingscommissie. Het is belangrijk dat de leden met een duidelijke reden zitting hebben in de groep of commissie. Bijvoorbeeld als vertegenwoordiger van een belanghebbende groep of als inhoudelijk deskundige. De klankbordgroep heeft geen formele zeggenschap in het proces, maar levert wel gezaghebbende adviezen aan de opdrachtgever van de evaluatie. Ook externe leden kunnen deel uitmaken van een klankbordgroep.

Verandermanager

Degene die leidinggeeft aan de verandering is vaak de logische opdrachtgever voor de evaluatie ervan. Als de verandermanager ook de opdrachtgever van de evaluatie is, kan het voorkomen dat diens eigen optreden geen onderwerp mag zijn van de evaluatie. Dat beperkt de scope en de waarde ervan. Het is prettig als de verandermanager zelf de behoefte heeft om bepaalde zaken te meten of te weten. Dan kan deze een krachtige partner zijn in de evaluatie.

Wie voert de evaluatie uit?

Een evaluatie kan worden uitgevoerd door een interne partij, een externe partij of een combinatie daarvan. Het is waardevol om meer dan één persoon of partij bij de uitvoering van de evaluatie te betrekken. Zorg voor een multidisciplinair team dat vanuit meerdere perspectieven kan kijken. Dan kunt u ook meer waarnemen. Onafhankelijkheid van het team is een belangrijk punt, zeker als het een intern samengesteld team betreft. Een externe partij is in de regel onafhankelijk, maar heeft meestal een grotere afstand tot de organisatie waar de bevindingen van de evaluatie moeten landen en verder worden opgepakt. Welke keuze ook wordt gemaakt, de rollen en positie van de leden van het evaluatieteam moeten helder zijn.

Wie is de doelgroep van de evaluatie?

Bij de keuze van de doelgroep(en) gaat het om de vraag, wie er iets met de uitkomsten van de evaluatie moeten doen, of wie iets van de effecten van de verandering moeten merken. Wie moeten en mogen er bij de evaluatie worden betrokken, op wie is de evaluatie gericht? En wat is de rol van de doelgroep? Is dat die van informant of van onderzoeksobject? De medewerkers zijn een veel voorkomende doelgroep, maar alle interne en externe stakeholders die betrokken zijn bij of geraakt worden door de verandering kunnen tot de doelgroep behoren.

Overige actoren bij monitoren en evalueren

Bij een reorganisatie is de ondernemingsraad betrokken, en over het algemeen ook de stafdisciplines Personeel & Organisatie, Financiën en Communicatie. Wanneer deze partijen een rol hebben in de verandering, verdient het de voorkeur om hen ook te betrekken bij de evaluatie. Bij een evaluatie door een multidisciplinair team, kunnen zij tot leden van het evaluatieteam worden benoemd.

Vragen over het inrichten en uitvoeren van de monitoring of evaluatie van uw reorganisatie?

Neem via uw eerstelijns HR-Adviseur contact op met een van de volgende partijen:

• De organisatieadviseurs van UBR | Organisatie-inrichting
• Het lid van het rijksbrede netwerk van departementale organisatieadviseurs vanuit uw ministerie
• Auditdienst Rijk
• Bureau Gateway