Processtappen bij een reorganisatie

Sommige ministeries (of organisatieonderdelen) hebben in aanvulling op die processtappen uit de CAO Rijk met de ondernemingsraad en het decentraal georganiseerd overleg (DGO) meer specifieke afspraken gemaakt over het reorganisatie- en plaatsingsproces. Deze aanvullende reorganisatiekaders zijn vastgelegd in het personeelsreglement van het ministerie (of organisatieonderdeel). Raadpleeg voor het bepalen van de aanpak voor uw specifieke reorganisatie het Personeelsreglement van uw eigen ministerie. Of neem contact op met uw adviseur.

Onderzoeksfase

Aan het voornemen tot organisatieverandering is een onderzoeksfase vooraf gegaan.  Deze input geeft richting aan de vraag of er sprake is van een organisatieverandering of van een reorganisatie.

Voornemen tot organisatieverandering; de ‘globale beschrijving’

In het verleden werd dit bijvoorbeeld het beleidsvoornemen of het plan tot organisatieverandering genoemd. In het van werk naar werk (VWNW) beleid dat geldt per 1 januari 2018 wordt het voornemen tot organisatieverandering vastgelegd in de zogenoemde 'globale beschrijving'. Dit document wordt onder meer gebruikt om de voorbereidende fase in het kader van het VWNW-beleid aan te kondigen dan wel om daar van af te zien (zie voor een toelichting alinea 4).

Globale beschrijving

In de globale beschrijving wordt onder andere de vraag beantwoord waarom de organisatie veranderd moet worden. Ook wordt op hoofdlijnen beschreven waarop de organisatieverandering betrekking heeft en wat de reikwijdte ervan is (welke organisatieonderdelen, functies, aantallen fte’s betrokken zijn). Daarnaast maakt een schets van hoe de nieuwe organisatie er uit gaat zien onderdeel uit van het voornemen

Zienswijze globale beschrijving

De ondernemingsraad geeft een zienswijze op de globale beschrijving. Daarna komt de globale beschrijving aan de orde in het overleg met het DGO, het Decentraal Georganiseerd Overleg (de vakbonden). Het DGO adviseert over het afkondigen dan wel afzien van de voorbereidende fase VWNW en de aanwijzing van de groep van ambtenaren die vrijwillig VWNW-kandidaat zouden kunnen worden

Voorbereidende fase VWNW

De voorbereidende fase VWNW wordt toegepast ingeval van een verhuizing van de werklocatie op meer dan een half uren reizen van de oorspronkelijke locatie, en/of om zoveel mogelijk te voorkomen dat overtolligheid ontstaan bij een mogelijke reorganisatie op een later moment. Bij het starten van een voorbereidende fase VWNW is nog geen sprake van een formele reorganisatie. Het betreft in deze fase enkel het besluit om medewerkers die binnen de aangewezen doelgroep vallen VWNW-faciliteiten te verlenen om vrijwillig mobiel te worden, vooruitlopend op en ter voorkoming van een mogelijke reorganisatie. Het doel is dat het aantal verplichte VWNW-kandidaten als gevolg van opheffing van functie of overtolligheid bij krimp zoveel mogelijk wordt beperkt. Onder bijzondere omstandigheden kan een voorbereidende fase worden overgeslagen als daar overeenstemming over is in DGO.

De totstandkoming van het voornemen tot organisatieverandering kan vooral een managementaangelegenheid zijn. Het is uiteraard ook mogelijk om de medewerkers te betrekken bij het benoemen van knelpunten en verstoringen in de organisatie(structuur) en het bedenken van oplossingsrichting(en). Ook kunnen specialistische adviseurs bij deze stap worden betrokken, zoals organisatieadviseurs.

Typische elementen bij deze stap zijn:

• Samenstellen van een veranderkernteam voor de organisatieverandering.
• De onderzoeksfase; Analyseren van de huidige situatie en organisatie.(zie ook onderzoeksfase) en bepalen welke veranderingen noodzakelijk zijn en waarom
• Opstellen globale beschrijving en aankondiging eventuele voorbereidende fase.
• Achterstallig onderhoud oplossen; Van alle medewerkers de formele arbeidsovereenkomst transparant krijgen (ook van bovenformatieve en naar buiten gedetacheerde medewerkers)
• Communiceren met medewerkers.
• Overleg met en indienen van adviesaanvraag bij de ondernemingsraad .
• Informeren van en overleg met de vakbonden in het (Decentraal) Georganiseerd Overleg, en adviesaanvraag met betrekking tot de aan te wijzen groepen ambtenaren als doelgroep voor de voorbereidende fase van het VWNW-beleid en de duur van de voorbereidende fase.
• Opstellen (globaal) plan van aanpak voor de verandering en communicatieplan.

De voorbereidende fase

Bij de start van de voorbereidende fase kan worden volstaan met een globale beschrijving van de toekomstige organisatie, zonder dat daarbij de contouren van de nieuwe organisatie al concreet moeten worden geschetst. Wanneer overtolligheid dreigt in bepaalde functiegroepen, is het wel belangrijk dat dit in de globale beschrijving wordt aangegeven.

In de globale beschrijving wordt het beleidsvoornemen tot organisatieverandering vastgelegd. De vraag wordt beantwoord waarom de organisatie veranderd moet worden. Er staat ook in waarop de organisatieverandering betrekking heeft (welke kerntaken) en wat de reikwijdte ervan is (welke functiegroepen worden geraakt). Als sprake is van krimp wordt de argumentatie hiervoor gegeven. De globale beschrijving wordt dus met name gebruikt om de voorbereidende fase in het kader van het VWNW-beleid aan te kondigen.

De ondernemingsraad geeft advies op de globale beschrijving. Dit advies gaat over de hierbij betrokken functiegroepen en over de argumentatie van de werkgever waarom er functies zullen verdwijnen. De globale beschrijving wordt vervolgens samen met het advies van de betrokken ondernemingsraad voorgelegd aan het decentraal georganiseerd overleg (DGO). De globale beschrijving wordt later indien nodig uitgewerkt in een organisatieontwerp. Op basis van het organisatieontwerp wordt het organisatie- en formatierapport opgesteld.

Voorgenomen organisatiebesluit

In het voorgenomen organisatiebesluit wordt het voornemen tot organisatieverandering nader uitgewerkt. In dit stadium wordt ervoor gekozen om de organisatieverandering vorm te geven met een reorganisatie. Beschreven wordt hoe de nieuwe organisatie eruit gaat zien, hoe de verandering aangepakt gaat worden, wat de gevolgen van de verandering zijn voor medewerkers en hoe met die gevolgen wordt omgegaan.

Bij de totstandkoming van het voorgenomen organisatiebesluit worden doorgaans specialistische adviseurs betrokken, zoals organisatieadviseurs, en arbeidsjuridische adviseurs.

Het management communiceert met medewerkers over de aanstaande veranderingen.

De ondernemingsraad heeft adviesrecht op het voorgenomen organisatiebesluit.

Typische elementen bij deze stap zijn:

• Opstellen (gedetailleerd) plan van aanpak voor de verandering. (vergeet hierbij ook niet tijd in te plannen voor de registratiewijzigingen in P-Direkt)
• Opstellen organisatie- en formatierapport , gebaseerd op de globale beschrijving, het organisatieontwerp en het Functiegebouw Rijk.
• Opstellen functievergelijkingslijst (was-wordt lijst): nieuwe functies, functies die nagenoeg ongewijzigd terugkomen in de nieuwe organisatie, uitwisselbare functies en opgeheven functies.
• Beschrijving van de personele gevolgen van de organisatieverandering en de te volgen procedure in het plaatsingsproces , inclusief de toepassing van het VWNW-beleid.
• Communiceren met medewerkers.
• Afstemming met en advies van de staven over de PIOFACH aspecten zoals financiën, personeel en organisatie.
• Overleg met en indienen adviesaanvraag bij de ondernemingsraad .
• Informeren van en overleg met de vakbonden in het (Decentraal) Georganiseerd Overleg.

Organisatiebesluit

Als het voorgenomen organisatiebesluit aan medewerkers, ondernemingsraad en vakbonden wordt voorgelegd, kan hun reactie nog aanleiding geven tot het aanbrengen van wijzigingen. Als de ondernemingsraad over het voorgenomen organisatiebesluit heeft geadviseerd en dit voorgenomen besluit is besproken in het overleg met het Decentraal Georganiseerd Overleg, stelt de daartoe bevoegde manager met inachtneming van het advies het organisatiebesluit vast. Vanaf dat moment is sprake van een definitief organisatiebesluit dat kan worden uitgevoerd. Let wel: als het advies van de ondernemingsraad niet geheel wordt overgenomen geldt voor de uitvoering een wettelijke wachttijd van één maand. Uitvoering kan ook niet eerder plaats vinden dan na het overleg in het (Decentraal) Georganiseerd overleg.

Typische elementen bij deze stap zijn:

• Communiceren met medewerkers.
• Overleg met de ondernemingsraad  naar aanleiding van de adviesaanvraag en eventueel naar aanleiding van het advies.
• Informeren van en overleg met de vakbonden in het (Decentraal) Georganiseerd Overleg.
• Bijstellen en daarna vaststellen van het organisatiebesluit.
• Optioneel: instellen plaatsingsadviescommissie (PAC).

Uitvoering van het organisatiebesluit

In deze stap wordt uitvoering gegeven aan het organisatiebesluit. Medewerkers worden zoveel mogelijk geplaatst in de nieuwe organisatie en medewerkers die niet geplaatst kunnen worden, worden van werk naar werk begeleid. Daarbij worden doorgaans specialistische adviseurs betrokken, zoals arbeidsjuridische adviseurs en mobiliteitsadviseurs. De ondernemingsraad kan worden betrokken door hen bijvoorbeeld als toehoorder of procesbewaker een plaats te geven in de PAC.

Typische elementen bij deze stap zijn:

• Vaststellen functievolgerschap en overtolligheid.
• Optioneel: uitvoeren belangstellingsinventarisatie en belangstellingsregistratie, voeren van gesprekken met medewerkers, uitbrengen plaatsingsadviezen al dan niet door PAC aan werkgever.
• Werkgever stelt een concept plaatsingsplan op.
• Werkgever bericht functievolgers en doet een redelijk voorstel tot wijziging van de arbeidsovereenkomst aan niet functievolgers die in aanmerking komen voor een passende functie. Overige niet-functievolgers ontvangen bericht dat zij worden aangewezen als verplicht VWNW-kandidaat.
• Werkgever stelt het plaatsingsplan vast en neemt definitieve plaatsingsbesluiten.
• Vaststellen en bekendmaking start nieuwe organisatie.
• Verwerken van de nieuwe organisatie en formatie in het Organisatiebesluit van het desbetreffende ministerie en in het P-Direktportaal.
• Van werk naar werk begeleiding van medewerkers die niet geplaatst konden worden.
• Implementeren van de organisatieverandering die met de reorganisatie werd beoogd.

Evaluatie van de reorganisatie

Vaak wordt met de ondernemingsraad en vakbonden afgesproken dat de reorganisatie 1 of 2 jaar na de start van de nieuwe organisatie wordt geëvalueerd. Daarbij gaat het meestal om een evaluatie achteraf van de effecten van de reorganisatie c.q. de organisatieverandering die met de reorganisatie werd beoogd. Overigens kan ook gedurende het proces of al in de planfase worden geëvalueerd, en kan een evaluatie vele doelen en onderzoeksobjecten hebben. Meestal worden de medewerkers bij de evaluatie bevraagd. Daarnaast kunnen nog vele andere stakeholders worden betrokken. Een evaluatie kan door mensen uit de eigen organisatie worden uitgevoerd, door een onafhankelijke partij daarbuiten of een combinatie van beide.

Typische elementen bij deze stap zijn:

• Evaluatieonderzoek
• Medewerkerstevredenheidsonderzoek
• Klanttevredenheidsonderzoek.