Ontwerpcriteria voor een nieuwe organisatie

Uit de omgevingsanalyse en organisatieanalyse zijn eisen voortgekomen waaraan de nieuwe organisatie moet voldoen. Deze eisen zijn om te zetten naar ontwerpcriteria, waaraan het organisatieontwerp getoetst wordt.

Ontwerpcriteria kunnen door de organisatie zelf worden gekozen, maar ook worden gedestilleerd uit landelijke documenten (zoals een regeerakkoord, een CAO, strategische (arbeids-)marktanalyses) en uit gangbare opvattingen over goed openbaar bestuur.

Ter illustratie van de ontwerpcriteria vindt u in de tabel een aantal voorbeelden:

Verandering in de aanpak van de opgave van mijn organisatieonderdeel; bijvoorbeeld ik wil anders werken en sturen, meer flexibel en wendbaar organiseren, of de werkzaamheden anders organiseren.
Samenvoeging/opsplitsing van mijn organisatieonderdeel; binnen het organisatieonderdeel, binnen het departement, interdepartementaal
In- en/of outsourcing


Ontwerpcriterium	Waar het organisatieontwerp op getoetst wordt
Voortvloeiend uit de missie en visie
1. Bezuinigings- taakstelling	Wordt de bezuinigingstaakstelling gehaald?
2. Flexibiliteit organisatie	Hoe snel kan de organisatie inspelen op de actualiteit, piekbelastingen, toekomstige veranderingen etc.?
3. Geringe overhead	Hoe verhoudt de omvang van management en bedrijfsvoering zich tot de totale organisatie (in procenten)?
Organisatieprincipes
4. Flexibiliteit en wendbaarheid	In hoeverre is de nieuwe organisatie in staat om flexibel en wendbaar mee te bewegen met de opgaven. Kunnen op de juiste niveaus in de organisatie de adequate beslissingen worden genomen?
5. Sturing op budget of formatie	In hoeverre is in de nieuwe organisatie het budget en de formatie los gekoppeld? Sturen op budget in plaats van formatie geeft meer ruimte om de organisatie flexibel en wendbaar mee te laten bewegen.
6.Flexibele structuur	In hoeverre biedt de nieuwe organisatie ruimte voor flexibele samenstelling van teams voor programma’s, projecten, thema’s en werkverbanden?
7. Uniforme sturing	In hoeverre opereert de nieuwe organisatie als een eenheid? Of zijn er veel verschillen?
8. Clustering van werkzaamheden	Zijn met elkaar samenhangende werkzaamheden logisch geclusterd?
9. (Functie)scheiding/ afbakening	Is de structuur een waarborg tegen belangenverstrengeling bij de cruciale werkprocessen? (administratieve organisatie/ interne controle (AO/IC)
10. Coördinatielast	Is er een optimale verhouding tussen logische clustering van taken en het gekozen coördinatiemechanisme? Span of control.
11. Kwetsbaarheid/ kritieke massa	Is kennis en kwaliteit voldoende geborgd in de organisatie? Bij meerdere personen en/of door het beschrijven van werkprocessen?
12. Vrijgesteld management	In welke mate zijn directie en afdelingshoofden vrijgesteld voor het vervullen van managementtaken? Voor welk percentage worden zij geacht mee te werken in het primaire proces?
Consequenties met betrekking tot de implementatie
13. Veranderbereidheid en verandervermogen	Hoeveel veranderenergie is nodig om het nieuwe ontwerp te implementeren? Sluit dit aan bij de energie die aanwezig is?