Omgevingsanalyse en organisatieanalyse
In de meeste gevallen is al een groot aantal veranderdoelen gegeven. De verleiding kan groot zijn om zo snel mogelijk te beginnen met het ontwerpen van de nieuwe organisatie. Geadviseerd wordt om te starten met een omgevings- en een organisatieanalyse. Dat geeft u inzicht in wat u (nog meer) moet veranderen maar ook waar draagvlak voor is en waar juist weerstand tegen is.
Omgevingsanalyse
In de omgevingsanalyse wordt het volgende geanalyseerd. Wat zijn kansen en bedreigingen? Welke ontwikkelingen en trends doen zich voor? Wat gebeurt er bij gelijksoortige organisaties of bij partners in de keten? Welke geluiden zijn waar te nemen bij stakeholders?
Organisatieanalyse
Met een organisatieanalyse worden de sterke en zwakke punten van de organisatie in beeld gebracht. De analyse betreft zowel de bestaande organisatie (wat gaat goed, wat kan beter?) als de beoogde organisatie (wat is nodig?). Doorgaans wordt hierbij gekeken naar de visie, missie, doelen en kerntaken van een organisatie. En naar zaken als strategie, structuur, systemen, cultuur, managementstijl en medewerkers.
Betrekken van stakeholders
U wilt dat uw organisatie de eisen die de omgeving stelt aan kan. Daarom is het van belang tenminste een paar stakeholders in de analyse te betrekken. Zo weet u wat de omgeving van uw organisatie vraagt.
Stakeholders zijn bijvoorbeeld opdrachtgevers of politiek, maatschappij of burgers, managers en medewerkers, andere rijksonderdelen en ketenpartners. Veelal worden klantenpanels, interviews, enquêtes, zoekconferenties of peergroupbijeenkomsten gebruikt om te achterhalen wat de beelden, verwachtingen en eisen zijn die de stakeholders aan de organisatie stellen.
Analyse vóór actie
Een goede analyse vooraf voorkomt later veel problemen. Overslaan lijkt tijdwinst op te leveren maar leidt – zo blijkt in de praktijk – tot hogere kosten en langere doorlooptijden in latere fasen.
Kijk voor voorbeelden van analysemodellen waarmee u de omgevingsanalyse en de organisatieanalyse kunt uitvoeren bij het ontwerpen van een nieuwe organisatie in de praktijk.
De organisatieanalyse kan leiden tot een voorgenomen besluit tot een reorganisatie of belangrijke organisatiewijzing die uiteindelijk wordt vastgelegd in een O&F-rapport. Allereerst zal de analysefase leiden tot een globale beschrijving waaruit zal blijken of de verandering voorafgegaan moet worden door een voorbereidende fase.